Organizacją Zjazdu i Konferencji zajmują się:
ze strony UKW:
dr hab. Barbara Waldon-Rudzionek, prof. uczelni – Przewodnicząca
mgr Monika Wójcik-Musiał – Sekretariat Zjazdu
mgr Piotr Lipka
mgr inż. Jarosław Mikietyński
ze strony LPKiW:
mgr inż. Iwona Bednarek
Natalia Drozdowska
mgr Małgorzata Szymczak – Sekretariat Zjazdu
ze strony IHAR:
dr inż. Włodzimierz Majtkowski
dr Bartosz Tomaszewski
ze strony ROBiAwP:
mgr Damian Matynia